Sourcing (z ang. pozyskiwanie) jest to kompleksowa strategia przedsiębiorstwa, która definiować ma w jaki sposób i przez kogo będą obsługiwane poszczególne procesy biznesowe, bądź obszary funkcjonalne firmy. Jest to dział, który wymaga odpowiedniej wiedzy oraz doświadczenia.

Sourcing zawiera w sobie następujące pojęcia:

• Insourcing

Zajmuje się przekazywaniem procesów lub działań biznesowych, realizowanych w ramach działalności gospodarczej przez zewnętrznych usługodawców do wewnętrznej, wyodrębnionej i wyspecjalizowanej komórki organizacyjnej.

• Outsourcing

Oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych. Daje możliwość: redukcji i kontroli kosztów operacyjnych, uzyskania dostępu do mocy produkcyjnych najlepszej jakości, zwolnienia własnych zasobów do innych celów, uzyskania zasobów, którymi przedsiębiorstwo nie dysponuje, przyspieszenia pojawienia się korzyści wynikających z restrukturyzacji, uporania się z funkcją trudną do wykonywania lub niemożliwą do kontrolowania, pozyskania kapitału, podziału ryzyka czy dopływu gotówki.


Uważa się, że w porównaniu do Outsourcingu, Insourcing jest metodę dosyć kosztowną oraz skomplikowaną (wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy). Sięgać po nią powinno się tylko w przypadku braku innej opcji.

Firmy oferujące usługę wirtualnego biura, chcą by ich usługa była w jak najlepszej jakości. Dlatego oprócz standardowych usług oferują również te nieco bardziej rozwinięte, które wiążą się z innymi dziedzinami biznesu. Między innymi oferowana jest rejestracja podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS.

Koszt przygotowania zgłoszenia do KRS, US, ZUS czy GUS wynosi około 50 złotych za każdy dokument. W tym skanowanie jednego dokumentu (zawierającego max. 4 strony) wynosi ok. 4 złote.

Jeżeli zamierzasz korzystać z usług e-biura, to zapoznaj się dogłębnie z ofertą firm, ponieważ wynajmując wirtualne biuro u najlepszej z firmy, możesz dużo zaoszczędzić.

W związku z tym, że podczas wynajmu wirtualnego biura, nie posiadasz oficjalnej siedziby, w której mógłbyś organizować spotkania biznesowe, to firmy oferujące wynajem biur znalazły na to inny sposób. 
Wynajmując e-biuro masz możliwość organizowania konferencji, imprez, spotkań biznesowych itp. 

Ceny za wynajem sal konferencyjnych:

• od 1 do 4 godzin - 200 zł
• od 4 do 8 godzin - 400 zł
• powyżej 8 godzin - 100 zł za każdą kolejną godzinę
• projektor multimedialny - 100 zł
• obsługa cateringowa - 15 zł (od osoby)
• flipchart - 50 zł/dzień

Ekran oraz dostęp do Internetu przeważnie są bezpłatne podczas wynajmu sali.

Przeważnie jednak koszt wynajmu sali konferencyjnej zależy od jej wyposażenia oraz miejsca.

Koszt wynajęcia sali, która pomieści do 6 osób to około 30 zł za godzinę. Natomiast za salę do 12 osób około - 50 zł / godzinę.

W niektórych firmach np. wynajem rzutnika jest bezpłatny, natomiast w innych to koszt w granicach 20 zł za godzinę. Dlatego warto przejrzeć oferty kilku firm zanim wybierze się usługi tej najdroższej bez zapoznania się z innymi.

Usługa odbioru i obsługę skrzynki mailowej zawiera się przeważnie w usłudze wirtualnego sekretariatu. 

Bywa również, że firmy oferują skanowanie korespondencji przychodzącej na pocztę elektroniczną. Kosz takiej usługi to około 0,50 złotych  za jedną stronę lub około 15 złotych miesięcznie. Cena jaką będziesz musiał zapłacić za obsługę korespondencji przychodzącej to kwota również około 15 złotych miesięcznie.


Nie są to duże kwoty, a takie usługi mogą ułatwić pracę w Twojej firmie.

Przekazywanie korespondencji w wirtualnym biurze odbywa się poprzez:

• odbiór osobisty
• przesyłanie pocztą
• przesyłanie drogą elektroniczną w PDF

Fax jest przekazywany drogą elektroniczną w PDF. Oczywiście jest to zależne od firmy oferującej usługę wirtualnego biura i wszystkie z nią powiązane udogodnienia.

Bardzo często usługi związane z korespondencją i telefonami są nazywane ogólnie jako "obsługa sekretariatu" lub "obsługa sekretarska".

Indywidualny numer faksu i odbiór faksów przychodzących - usługa ta polega na zapewnieniu indywidualnego numeru faksu przypisanego do Klienta i odbioru przychodzących faksów kierowanych do Klienta. W ramach tej usługi zapewniany jest odbiór przychodzących faksów, prowadzenie ich rejestru, informowanie Klienta o faksach i przekazywanie ich do Klienta (także przez e-mail lub przez faks).

W powyższej usłudze możliwe jest również udostępnienie numer telefonu stacjonarnego, przeważnie wraz z pracownikiem, który odpowiedzialny będzie za obsługę rozmów przychodzących do Firmy Klienta. Wszystkie informacje od klientów kontaktujących się telefonicznie oraz za pomocą faksu, pracownik przekazuje właścicielowi Firmy.


 Usługa ta przeważnie wliczana jest w większe pakiety. Natomiast indywidualnie, koszt telefaksu wynosi około: 0,50 zł + koszt TPSA (1 strona).

Indywidualny numer telefonu jest niezbędnym elementem każdej szanującej się firmy. Podczas wynajmu wirtualnego biura można do swojego pakietu dobrać również usługę indywidualnego numeru telefonu, która polega na zapewnieniu przypisanego do Klienta, indywidualnego numeru telefonu stacjonarnego z dowolnie wybraną strefą numeryczną w Polsce lub za granicą, jak również odbiór wszystkich przychodzących połączeń telefonicznych.


Przeważnie w pakiecie Indywidualnego Numeru Telefonu jest:


Często usługa indywidualnego numeru telefonu wchodzi w skład podstawowego pakietu. Lub chociaż dedykowany numer stacjonarny z przekierowaniem czy też obsługa przez recepcjonistkę połączeń przychodzących, gdy Klient nie odbierze połączenia.

Cena za usługę Indywidualnego Numeru Telefonu to koszt w granicach 12-20 PLN na miesiąc.

Wirtualne biuro to świetna opcja zarówno dla nowych jak i doświadczonych przedsiębiorców. Wynajem wirtualnego biura jest korzystny w każdej chwili dla Twojej firmy.

Inne określenia, z którymi możesz się spotkać: wirtualny adres, prestiżowy adres, e-biuro, e-office, virtual office

Jedną z głównych zalet wirtualnego biura są przede wszystkim znacznie mniejsze koszty niż za wynajem zwykłego biura, którego koszt jest zależny głównie od jego m2 i wyposażenia. Dodatkowo wynajmując e-biuro nie trzeba zatrudniać pracowników, którzy będą obsługiwać telefony, pocztę, fax itp.

Cena za wynajem wirtualnego biura jest znacznie niższa, ponieważ płacisz tylko za to co jest ci niezbędne. Za pakiet podstawowy wirtualnego biura, w którego skład wchodzi rejestracja firmy pod adresem usługodawcy oraz odbieranie korespondencji, należałoby zapłacić w granicach od 45 do 100 zł + VAT na miesiąc. Nie płacisz tu m.in. za media, które są niezbędne w standardowym biurze.

Jeżeli potrzebujesz zorganizować spotkanie, konferencję itp. to istnieje świetna opcja jaką jest jednorazowy wynajem gabinetu czy też sali konferencyjnej. Opłata za wynajem takiej sali jest naliczana stawką godzinową. Cena wynajmu sali konferencyjnej zależy od wyposażenia danej sali. W tej sytuacji również płacisz tylko za to, co jest ci niezbędne. 


Jakie usługi są oferowane podczas wynajmu e-biura?

• rejestracja firmy pod wybranym adresem
• indywidualne numery telefoniczne
• odbiór telefonów i faksów
• odbiór i przesyłanie korespondencji
• odbiór i obsługę skrzynki mailowej
• obsługę prawną i księgową
• przechowywanie dokumentów
• rejestrację podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS
• wsparcie księgowe, prawne, informatyczne
• założenie rachunku firmowego
• skrytkę pocztową
• wynajem sal na spotkania biznesowe
• dobór optymalnej lokalizacji na nową fabrykę, oddział, sklep lub biuro
• tworzenie biznesplanów
• wsparcie doradcze w różnych dziedzinach
• wyrabianie pieczątek, wizytówek i innych elementów Systemu Identyfikacji Wizualnej
• wynajem biurek dla freelancerów lub na coworking

Jaki adres wybrać i jaką ofertę?

 Otóż, w pierwszej kolejności musisz zdecydować w jakim mieście chcesz "umieścić" swoją firmę. Do wyboru są największe polskie miasta. Następnie wybierz usługi e-biura, które są dla ciebie niezbędne. Kolejnym krokiem jest zapoznanie się z ofertami firm, które udzielają wynajmu wirtualnego adresu. Po zapoznaniu się z tymi ofertami wybierz taką, która jest dla ciebie najbardziej odpowiednia i zapytaj usługodawcę o szczegóły.


Wirtualne biuro zapewnia rejestrację firmy pod wybranym przez ciebie adresem, dzięki czemu prowadząc działalność w domu możesz korzystać z prestiżu prowadzenia firmy pod adresem jednego z centrów biznesowych.